L’agenda partagé gratuit et collaboratif est tel un cadeau du ciel non seulement pour les entreprises, mais aussi pour les clubs et les associations. Il s’agit en effet de la réponse à la problématique du manque de partage et de difficultés à organiser des réunions ou des occasions. À vrai dire, l’outil propose de nombreuses fonctionnalités avancées.

Agenda collaboratif gratuit, de quoi s’agit-il ? 

Gérez ses rendez-vous, ses réunions d’équipes et ses tâches au quotidien est loin d’être une tâche simple pour les organisations ou bien pour les grandes entreprises. Cela est d’autant plus difficile pour les clubs dont les acteurs sont dispersés à cause de leur activité. Face à une telle situation, une solution innovante a été mise en place, à savoir l’utilisation de l’agenda collaboratif gratuit.

Il s’agit en général d’un outil de planification par excellence déployé par les entreprises ayant un effectif assez important. Tout comme les autres agendas, il est indispensable dans un contexte où il permet de vous aider à gérer de manière efficace votre temps, votre vie privée et votre vie professionnelle. L’agenda partagé permet alors à un groupe de personnes comme les collègues ou les membres d’une association de partager leur emploi du temps pour une organisation efficace.

Dans le cadre d’une gestion de projet, cet agenda se présente comme un outil indispensable pour noter les réunions et les autres événements à venir, indispensables à la réussite du projet. Il permet également de connaître les échéances des tâches pour que chaque membre soit conscient de sa responsabilité. Aujourd’hui, les calendriers partagés sont plus qu’un simple accessoire. En effet, il est devenu un gadget indispensable au bon fonctionnement d’une équipe. En fonction de la technologie qui l’anime, l’outil permet d’offrir de nombreuses possibilités. On vous invite à vous rendre sur joynit.fr pour concevoir un agenda collaboratif gratuit adapté à la taille et au budget de votre association, votre organisation, votre boîte, etc.

Dans quels cas utiliser un agenda partagé gratuit ?

Le but principal d’un agenda partagé est d’’établir une communication efficace au sein du club. Cela permet en même temps d’avoir une vision d’ensemble sur la gestion de l’emploi. Il s’agit donc d’un outil qu’une association peut avoir besoin au quotidien. Cependant, l’intervention de cet outil est indispensable pour assurer le suivi en temps réel de chaque acteur dans les projets. L’utilisation de l’outil permettra de rappeler les dates clés, les réunions de suivi de projet et bien d’autres en seulement quelques clics. Il s’agit ainsi d’un moyen d’accéder facilement à tous les agendas de l’ensemble des projets en cours.

Il est aussi possible d’utiliser un agenda partagé gratuit pour répartir les responsabilités et pour avoir en même temps un gain de fluidité de travail. Aussi, l’utilisation de l’outil est conseillée dans la gestion du planning de chacun des collaborateurs afin de travailler de façon plus efficace.

Pour les clubs et les associations, l’utilisation d’un logiciel de gestion d’emploi du temps permet de gérer les événements et les activités à organiser. Cela peut concerner la gestion de réservation d’une salle de réunion, d’un matériel, etc. Le but est relativement simple : avoir une organisation bien structurée pour un gain de productivité.

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un agenda partagé gratuit?

Un agenda partagé est un outil simple à mettre en place et à utiliser grâce à une connexion internet pour permettre le partage. Ainsi, les fonctionnalités de cet outil répondent exactement aux besoins d’un club ou d’une association. Dans un premier temps, il permet d’envoyer de manière automatique des e-mails afin de prévenir les ajouts et les modifications éventuelles. Cela vous permet aussi de faire des suppressions dans l’agenda partagé.

L’outil permet également de planifier automatiquement les événements récurrents que le club souhaite organiser. Ainsi, grâce à cet outil, chaque membre est également notifié sur les ressources matérielles nécessaires à l’événement, à savoir des voitures, des salles et bien d’autres. Pour être plus efficace, un moteur de recherche est intégré sur l’outil. Cela permet de faire des recherches dans les archives ou bien dans les événements à venir. Par ailleurs, chaque personne peut également se servir de l’outil d’impression des plannings journaliers ou mieux s’organiser. Enfin, l’outil vous donne aussi la possibilité de cacher des rendez-vous ou des contacts personnels. 

Un outil permettant de tenir son équipe active

L’avancée de nouvelles technologies permet aujourd’hui une grande mobilité des équipes. Désormais, les salariés sont de moins en moins présents sur le lieu de travail. Avec la popularité croissante du télétravail et les déplacements réguliers des collaborateurs dans le cadre du développement à l’international, l’utilisation d’un outil qui permet de maintenir l’équipe connectée, même dispersée, est indispensable.

Étant disponible en ligne, l’agenda collaboratif gratuit est la réponse à la problématique des associations confrontées à des équipes géographiquement dispersées. Puisque l’outil est accessible partout où que les collaborateurs soient, et depuis n’importe quel appareil, le partage est optimisé. Certes, quelques clics suffisent à votre équipe pour visualiser rapidement votre planning afin d’agir en conséquence.