Dans certaines situations, il se peut que vous soyez dans l’obligation d’envoyer une lettre recommandée pour vous assurer de sa réception. En effet, la lettre recommandée avec accusé de réception est une preuve indiscutable que le destinataire a bel et bien réceptionné votre lettre. Actuellement, il vous est également possible d’envoyer votre lettre sous une version dématérialisée. Alors, comment envoyer un recommandé en ligne ? On vous dit tout !

Un envoi recommandé en ligne : c’est quoi ?

Une lettre recommandée sous un format électronique – donc en ligne – est la version dématérialisée d’une lettre recommandée classique sous un format papier. Ainsi, vous avez la possibilité d’envoyer un courrier en ligne pour les mêmes situations que pour un courrier en version papier.

En effet, l’envoi de courrier en ligne (envoi d’un recommandé) peut se substituer à un envoi classique lors d’une notification à un salarié par exemple, ou pour toute autre situation nécessitant l’envoi d’un recommandé avec accusé de réception.

Vous pouvez envoyer lettre recommandée par Internet. Pour cela, deux options s’offrent à vous, à savoir :

  • Option 1 : Vous créez votre lettre recommandée sur le site prévu à cet effet et la plateforme en ligne assure l’envoi de votre courrier de façon traditionnelle, c’est-à-dire en version papier.
  • Option 2 : La plateforme transmet la lettre de façon totalement dématérialisée à son destinataire.

Comment envoyer un recommandé en ligne ?

L’envoi de courrier en ligne est relativement aisé, et pour cause la démarche est à peu près la même que pour l’envoi de courrier recommandé classique, à quelques détails près.

De manière générale, la démarche à l’envoi de courrier en ligne peut être résumée comme ceci :

  • Choisir la plateforme d’envoi de courrier en ligne ;
  • Faire son inscription sur la plateforme ;
  • Taper ou télécharger la lettre recommandée à envoyer ;
  • Entrer les informations relatives au destinataire de la lettre (nom, prénom, adresse, e-mail, etc.) ;
  • Vérifier l’identité de la personne qui expédie la lettre grâce à la photo sur sa carte nationale d’identité ;
  • La lettre est prête à être envoyée ;
  • Réception d’une notification par mail de l’envoi d’une lettre recommandée au destinataire par la plateforme (il lui est possible à ce stade, soit d’accepter, soit de refuser, soit d’ignorer le courrier) ;

Trois cas peuvent survenir :

  • Vérification de l’identité du destinataire en cas d’acceptation de la lettre ;
  • Aucun accès à la lettre en cas de refus, avec une preuve du refus pour le destinateur.
  • Envoi de relance à travers plusieurs notifications en cas de non-réponse, avec une preuve de négligence du destinataire pour l’expéditeur – si aucun retour de façon répétée aux relances.

À noter qu’il existe plusieurs plateformes d’envoi de courrier en ligne, aussi, il est recommandé de privilégier les systèmes sécurisés pour la sécurité de votre lettre.

Les avantages de l’envoi d’un recommandé en ligne

Grâce à Internet, l’envoi de courrier en ligne peut se faire à toute heure et à tout moment. Ses avantages ne sont donc pas négligeables tant pour les entreprises que pour les particuliers.

Les avantages de l’envoi d’un recommandé en ligne ont trait notamment à :

Facilité d’utilisation

  • Vous avez le choix pour l’acheminement de votre lettre à son destinataire (format papier ou version dématérialisée) ;
  • Vous pouvez procéder à l’envoi de votre courrier simple ou recommandé 24h/24 et 7j/7.
  • Les lettres recommandées qui sont envoyées sont archivées.

Garantie de sécurité

  • La lettre recommandée électronique à la même valeur juridique qu’un courrier recommandé classique ;
  • La preuve de l’envoi de la lettre est également archivée ;
  • L’accès au compte via la plateforme est conditionné par l’usage d’un identifiant et d’un mot de passe personnel.

Économies

  • L’envoi de courrier en ligne permet de ne plus se déplacer physiquement au bureau de poste, ce qui offre un gain de temps et d’argent considérable.
  • Les coûts relatifs au traitement de la lettre sont aussi réduits.