Un système de communication performant est le gage de la réussite d’une bonne relation client. Il est vrai que les supports innovants sont multiples avec la généralisation de l’internet et les équipements à la pointe de la technologie. Et pourtant, la téléphonie d’entreprise reste encore le support de communication le plus prisé par la clientèle lambda. C’est justement pour cette raison qu’il faut la perfectionner autant que possible.

Miser sur le décrochage automatique

Depuis de nombreuses années, les standards téléphoniques restent des outils incontournables pour faciliter la communication au sein de l’entreprise. Que ce soit une communication entre les collaborateurs, ou bien entre l’entreprise, ses clients et ses partenaires, ils jouent un rôle crucial. Et la preuve, leur influence sur l’image de la boîte en question n’est pas moindre et la productivité n’est pas moins concernée. En effet, une téléphonie d’entreprise professionnelle pertinente permet d’optimiser la qualité de l’accueil vocal tout en simplifiant la tâche des salariés.

Le problème réside toutefois dans le fait que les services d’accueil téléphonique traitent généralement un nombre conséquent d’appels entrants tous les jours. Alors que si vous laissez l’appelant au bout du fil pendant longtemps, il risquera de se fâcher et par la suite de ne plus s’abonner à votre offre ou service. Pour remédier à une telle situation, il vous est conseillé d’utiliser le mécanisme de décrochage automatique sur vos standards téléphoniques. Ce système décroche de manière automatique l’appel pour ensuite lancer un message, une musique d’attente ou bien des offres commerciales permettant de rendre l’attente moins longue et moins ennuyeuse.

Cela vous permet en même temps de perdre peu d’appels, et ce pour la seule raison que l’attente sera moins pénible avec une diffusion de musique agréable. D’ailleurs, plusieurs technologies existent pour cela. La plupart d’entre elles permettent de désactiver le décrochage automatique durant les heures de fermeture du bureau. Cela dit, rendez-vous sur la toile afin de trouver une solution permettant d’améliorer votre téléphonie d’entreprise dans les meilleures conditions.

Mettre en place des boîtes vocales

La boîte vocale, également appelée messagerie d’une téléphonie d’entreprise est un outil essentiel dans l’accueil de standard téléphonique pour une entreprise. Il s’agit d’un système de télécommunication permettant d’envoyer, de stocker et surtout de récupérer les messages audios. Plus précisément, il enregistre les messages afin de donner des instructions aux clients qui appellent, notamment lorsque la ligne est occupée ou fermée. Il pourra également laisser un message vocal sans perdre du temps. Pour information, le système qui alerte l’utilisateur pour aller consulter ses nouveaux messages pendant la période d’indisponibilité des services. Il s’agit certes d’une stratégie à la fois simple et pratique.

D’ailleurs, la messagerie vocale est tout à fait personnalisable et programmable. Ce qui signifie que chaque salarié est libre d’enregistrer son propre message. Il s’agit aussi d’un outil permettant de diffuser facilement des messages spécifiques. Voilà bien une fonctionnalité innovante idéale pour perfectionner la communication interne et externe de votre enseigne.

Le standard hébergé, une stratégie qui a le vent en poupe

Le standard téléphonique hébergé désigne une téléphonie assurée par un tiers. Si avant, le traitement des appels se faisait dans les locaux de l’entreprise par l’équipe de l’entreprise, ce n’est plus le cas aujourd’hui. Au vu de multiples tâches confiées aux équipes, plusieurs entreprises choisissent d’externaliser leur standard téléphonique. Idéale pour améliorer votre image de marque, cette solution est également plus économique.  

En effet, grâce à un standard téléphonique vous pourrez dire adieu aux décrochages automatiques, puisque la continuité de service est assurée par le call center. Ce qui fait de celui-ci un moyen de vous rapprocher de votre clientèle. Aussi, la plage horaire est élargie avec la possibilité de personnaliser au mieux le service de votre téléphonie d’entreprise. De surcroît, l’externalisation de votre service client vous donne la possibilité de réduire au minimum, voire à néant, les coûts relatifs à la maintenance et au paramétrage.