Comment optimiser la gestion des notes de frais ?

notes de frais

Publié le : 08 octobre 20226 mins de lecture

De nombreuses entreprises échangent encore des reçus papier de manière non organisée. Pourtant, elles peuvent plutôt choisir d’optimiser leurs notes de frais en utilisant des méthodes alternatives. Utiliser l’application mobile de concur.fr est le meilleur moyen d’accéder gratuitement aux fonctionnalités de gestion des notes de frais. C’est aussi beaucoup plus rapide et pratique que de gérer manuellement les dépenses. Cela assure la sécurité des documents perdus et améliore la communication en partageant les informations entre les services.

Quelle est la dépense générée par des notes de charge ?

Une étude effectuée en 2015 par des Fondations a révélé que chaque voyage d’affaires nécessitant un hébergement coûterait plus cher pour des honoraires de 20 minutes. Enfin, cela coûte de l’argent en ce qui concerne la recherche de dépenses non liées au travail. Cela pourrait être le kilométrage parcouru, les dépenses liées au temps personnel ou aux coûts liés à la nourriture. Des notes de frais engendrent des frais supplémentaires grâce à leur gestion obsolète. Et beaucoup de gens considèrent encore les notes de frais comme un sujet mystérieux. La numérisation des reçus permet aux entreprises d’économiser du temps et de l’argent en éliminant le besoin des notes de frais. Un ratio de reçu papier de 81 % existe en Europe, selon la même étude, qui s’oppose à une utilisation de 33 % de la numérisation des reçus. Pour avoir plus d’informations, vous pouvez vous rendre sur concur.fr.

Comment propager et déterminer une diplomatie de frais dans la firme ?

La politique d’une entreprise en matière de notes de frais doit être cohérente, claire et concise. Il définit au moins les types de dépenses que les employés peuvent réclamer, ainsi que les étapes que les employés doivent suivre pour demander un remboursement. Fournir une politique de notes de frais est la première étape d’une gestion efficace des dépenses dans l’ensemble de l’entreprise. Les rapports de dépenses des employés doivent être soumis avant une certaine date et une preuve de dépenses est requise. Cela établit également un délai de remboursement, qui doit être respecté si les règles sont mises en œuvre. Un modèle de note de frais commun peut être fourni à tous les employés pour une stricte conformité. Les employés doivent comprendre et respecter cette politique de remboursement des dépenses de l’entreprise. Le fait de ne pas déclarer les dépenses à temps retardera le remboursement. Les notes de frais de l’entreprise reposent sur des limitations légales. Par conséquent, ces rapports doivent toujours contenir des règles complexes avec de nombreux termes. La création d’une politique de dépenses professionnelles est une bonne idée pour toute entreprise. Cela facilite la compréhension et le maintien d’un système de rémunération. De plus, cela facilite l’explication aux parties extérieures lors d’un audit. Créez votre politique de dépenses à votre convenance avec des rubriques utilisables telles que des indemnités de déplacements professionnels et des frais de restauration.

Pourquoi le choix pour la dématérialisation des preuves est essentiel ?

Il est possible d’archiver les notes de frais physiquement ou numériquement. Des notes de frais peuvent être archivées numériquement en 2017 sous certaines conditions. Les données complémentaires stockées électroniquement ont la même valeur probante que celles enregistrées sur papier. Les deux doivent être stockés en toute sécurité et en privé pour une utilisation future. Par conséquent, les archives électroniques sont traitées de la même manière que les archives physiques. En convertissant les dépenses en texte plutôt qu’en papier, les entreprises peuvent éviter les pièges courants de la perte de documents. De plus, des technologies peuvent facilement distinguer les dépenses, ce qui fait de la dématérialisation des dépenses un choix idéal. Une fois intégré à un scanner, cela peut reconnaître automatiquement toutes les informations sur un reçu, y compris le prix, la date et le calcul des taxes. Cela facilite la saisie manuelle des notes de frais sans plus dépendre des humains. Les reçus manuels nécessitent une saisie manuelle fastidieuse, car ils contiennent de nombreux détails importants. Avec des reçus, ce risque d’erreur est grandement éliminé. En numérisant les reçus, ces détails peuvent être saisis automatiquement. Cela permet également de traiter plus rapidement les dépenses et de partager facilement les informations sur des reçus.

Maximaliser la gérance des frais et des notes moyennant un logiciel

Le logiciel de traitement des notes des charges élimine le besoin de saisie manuelle répétitive en automatisant la gestion de toutes les notes de frais. De la création du rapport au traitement des remboursements, ces programmes éliminent l’intervention humaine. Même les tâches nécessitant une vérification humaine nécessitent un logiciel dans une certaine mesure. De nombreux programmes permettent aux employeurs de réglementer les politiques de dépenses de l’entreprise. Cela évite que les dépenses soient remboursées automatiquement. Des employés peuvent facilement gérer leurs notes de frais en sous-traitant à une entreprise. Cette entreprise les numérise et les classes, surveille les dépenses et prépare le paiement. Ils peuvent également gérer facilement les notes de frais via une plateforme en sous-traitant.

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