Les difficultés, notamment financières des entreprises en constitution ou nouvellement créées sont connues. Des charges locatives peuvent compromettre l’exploitation, ainsi a été mis en place la domiciliation d’entreprise. L’activation de cette disposition est confiée à des sociétés spécialisées appelées sociétés de domiciliation.
La domiciliation
Les statuts d’une société prévoient dans ses articles un siège social avec adresse précise. Celui-ci peut être le lieu d’exploitation ou tout autre local. Pour diverses raisons, une entreprise peut dissocier son site d’activité (excentré) de son siège social. C’est ici qu’intervient la société de domiciliation www.sedomicilier.fr.
Par contrat, elle loue un local avec adresse (qui sera celle consignée dans les statuts) à la société demanderesse pour servir de siège social. Ce qui permettra de procéder à la formalisation et à l’accomplissement des formalités de constitution : inscription au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ou au Registre des Métiers (RM), et immatriculation auprès du Greffe du Tribunal. L’obligation d’une adresse de siège social, plus les mentions obligatoires doivent figurer sur tout document officiel de la société (factures, devis…) pour son identification. De même, son courrier, de toute nature sera adressée à cette adresse.
D’autres solutions sont autorisées par la loi pour résoudre ce problème d’adresse de siège social.
La domiciliation d'entreprise à l’adresse personnelle du dirigeant. En location, vous pouvez y procéder après information au bailleur. En cas de disposition restrictive, vous pouvez quand même le faire, mais pour 5 ans au plus. Mais cette option ne donne pas l’autorisation d’y exercer l’activité, d’y recevoir vos clients d’y tenir des réunions, des séminaires ou des assemblées.
Une autre entreprise peut proposer ses locaux pour votre domiciliation. Les principes restent similaires, mais si la domiciliataire est locataire, l’accord préalable du bailleur est nécessaire.
Les pépinières, les couveuses d’entreprise sont également acceptées pour les domiciliations.
Les sociétés de domiciliation
Les sociétés de domiciliation proposent donc des services pour l’obtention d’une adresse, d’où son rôle central dans une création d’entreprise. Ils sont destinés à toute société, quelle que soit sa forme juridique : SARL, entreprise individuelle, travailleur indépendant… L’accord contractuel met en présence le domicilié (l’entreprise) et le domiciliataire (la société de domiciliation) L’offre de services est très large et porte sur tous les volets de la gestion courante d’une société :
- Gestion du courrier, réception, réexpédition.
- Mise à disposition d’un local pour la tenue de réunions, un espace pour l’archivage…
- Possibilité de location d’espaces à l’heure ou à la journée pour recevoir, tenir des assemblées… séminaires…
- Possibilité de partager des espaces de travail avec d’autres, domiciliés (coworking…)
Attention ! La société de domiciliation d'entreprise est soumise à inscription au RCS et détenir un agrément de la préfecture pour pouvoir exercer, pensez à les vérifier avant de s’engager.
Avantages et inconvénients du recours à une société de domiciliation
La domiciliation est un moyen efficace pour soutenir une jeune entreprise dans sa stratégie de développement. La possibilité de disposer d’une adresse dans un quartier réputé, ou dans un quartier des affaires, qui renvoie une image positive et témoigne de votre standing. Les préjugés qui façonnent votre image de marque se fondent sur ce genre de détails. Il est donc stratégique d'avoir une adresse qui sert votre image de marque. Tout aussi importante est la relation que vous pourrez tisser avec les acteurs de votre secteur d’activité et la circulation des informations pour profiter de toute opportunité.
L’information à la source immédiatement exploitable n’a pas de prix. C’est également le moyen de booster la rentabilité. Les charges sont réduites : (loyer, droits et taxes diverses…) et l’élargissement des prestations vous permet de faire des économies sur vos charges de gestion. Les charges fixes deviennent variables et maîtrisables.
La préservation de votre vie privée par la distinction entre adresse professionnelle et adresse personnelle. Les visiteurs indésirables et les visites impromptus sont endigués. Vous gardez l’initiative des contacts et des entrevues pour une gestion de temps optimale.
Les avantages de la domiciliation sont réels, mais des inconvénients liés à la dissociation du site d’exploitation de l’adresse du siège social existent. Ils tiennent aux frais et aux pertes de temps générés par les déplacements d’un site à l’autre. L’absence de local propre à la société pose des problèmes de logistique pour l’organisation de réunions de travail où il faut tout apporter, agencer et ramasser après : matériels, documents, autres supports…
Rappels et précaution
Un contrat de domiciliation est passé pour 3 mois au minimum, renouvelable par tacite reconduction et sa résiliation ne passe pas par un formalisme particulier.
La domiciliation d’entreprise est appréciable, mais veillez à vous assurer que les termes de votre contrat ne prévoient pas des frais cachés en cas de montant forfaitaire suspect.
La domiciliation est réglementée par le décret du 5 décembre 1985. Le contrat de domiciliation doit être minutieusement renseigné ; prestations, prix, mode de paiement… Le greffe du tribunal de commerce doit être informé de toute cessation de domiciliation d’un de ses clients par la domiciliataire en raison des formalités de changement d’adresse de siège social à accomplir par le domicilié. Disposition favorable destinée aux entreprises, la domiciliation bien utilisée est efficace.