Un logiciel GED (Gestion Electronique de Documents) est un système informatisé permettant aux entreprises d’organiser l’ensemble des documents papier et numériques. Grace à un tel outil, les utilisateurs naviguent rapidement dans toutes les bibliothèques de documents afin d’accéder aux différents fichiers. Se lancer dans ce genre de projet est devenu incontournable pour chaque organisation et entreprise où l’administratif est parfois une tache que beaucoup redoutent. Le choix d’une solution de dématérialisation des documents nécessite ainsi de prendre en compte les critères essentiels qu’elle doit respecter.

Les fonctionnalités qu’un logiciel GED doit offrir

Avant toute chose, il faut choisir une solution GED qui correspond aux différents besoins de votre société. Elle doit toutefois proposer des fonctionnalités de base pour un maximum d’efficacité. Tout d’abord, il faut un logiciel capable de s’intégrer au système informatique de la société et d’interagir avec chaque outil métier existant. La création/numérisation de chaque fichier, le classement et la modification des documents sont des fonctionnalités obligatoires. Ensuite, un logiciel dématérialisation des documents doit permettre de partager des fichiers et de contrôler l’accès à l’ensemble des documents. L’utilisation des métadonnées, l’extraction à partir des mots-clés et la sauvegarde sont par ailleurs des fonctionnalités qui sont liées à l’usage du logiciel. Et enfin, vous pouvez aussi choisir un outil ged intégrant des caractéristiques encore plus poussées telles que l’élaboration des workflows et la signature électronique.

La sécurité et la compatibilité : des critères de choix d’une solution GED

La question de sécurité constitue un véritable enjeu d’un outil GED. Elle doit faire partie des critères à prendre en compte pour comparer les différentes solutions GED. En effet, c’est un point important car vous devez gérer une quantité importante de données sensibles. Pouvoir contrôler les différentes actions sur l’ensemble des documents et tracer chaque modification effectuée sont ainsi très importants dans la bonne utilisation de la solution. Puis avec l’archivage des fichiers, vous êtes en mesure de contrôler chaque information qui circule dans votre société.

À part la sécurité des données, le choix du logiciel GED tient également sur sa compatibilité avec tout autre dispositif de facturation, de comptabilité et de messagerie électronique. Il faut ainsi privilégier un outil qui soit ouvert et souple, qui offre une facilité d’échange d’informations et de traitement des données. Par ailleurs, il faut connaître aussi sa compatibilité Mac et PC. Puisque que la plupart ne le sont pas, vous devez faire un tri de la liste des logiciels selon votre système, Windows ou Mac.

Le prix et l’accompagnement au niveau du service client

Pour comparer les solutions GED, il faut évidemment que vous gardiez un œil sur leur prix puisqu’il varie selon les fonctionnalités, le nombre de documents qu’il faut gérer et le nombre d’utilisateurs. S’il est difficile d’estimer exactement les tarifs selon les spécificités des éditeurs, il faut bien vérifier les éventuels coûts supplémentaires pour la formation, la maintenance, l’intégration ou encore les mises à jour. Si jamais vous ne trouvez aucun outil qui soit adapté à l’ensemble de vos besoins, vous pouvez toujours faire appel aux consultants en matière de gestion de documents qui pourront vous aider.

A côté du prix, l’implémentation ainsi que la prise en main du logiciel pourraient s’avérer fastidieuses. Il existe des logiciels GED qui peuvent offrir des services d’accompagnement. Vous pouvez donc vous renseigner sur les différentes modalités qui vous seraient proposées. Posez-vous des questions sur la possibilité de formation de vos équipes, le temps de paramétrage de l’outil et le contact du service client. Par ailleurs, vous devez savoir comment vous serez pris en charge en cas de problème et si un conseiller personnel vous suivra. N’hésitez pas à demander au prestataire si cet accompagnement est compris dans l’achat du logiciel GED.